プレゼンでは誰を想定するのかをあらかじめ明確にして作戦を立てる #29

今回はプレゼンをする際に対象者を事前に想定しておくことについて説明します

　どんな仕事においてもなにがしかのプレゼンをする機会は頻繁にあるでしょう。顧客向けのプレゼンはもとより、上司に対して企画を提案する場合や他部署に向けた説明会をする場合など様々です。今回はプレゼンをする際に大事なことの１つである「誰をターゲットにプレゼンをするのかをあらかじめ明確にして作戦を練る」ということについてお話しします。

プレゼン資料を作成する前に必ず確認しておくこと

　プレゼンに慣れていない人がプレゼンをすることになった場合、とかくパワーポイントなどで見栄えの美しい資料を作成することに注力してしまい、その前の大事なことを見落としてしまうことがあります。それは、誰をターゲットにプレゼンをするのかを確認しておくことです。プレゼンをするときには、最初に下記の点を明確にして作戦を考えることが大事です。

　営業での顧客向けのプレゼンでも社内の上司向けのプレゼンでもそうですが、あらかじめ誰をターゲットにするのか、その人の興味の対象はどこにあるのか、その人の知識や経験値のレベルはどの程度にあるのかを具体的にイメージしたうえで、プレゼンの内容・ストーリー・資料の構成・話し方などの作戦を練っておくことが大事です。そうしないとこちらが伝えたかった意図がまったく響かない可能性があるからです。
　以下で順に説明します。

誰を想定してプレゼンをするのかを事前に確認して臨むこと

　プレゼンをする場合には誰を対象にプレゼンをするのか、ターゲットは誰なのかをあらかじめ確認して臨むべきです。例えば、役員会向けにプレゼンするのか、部長会向けなのか、管理職全般なのか、担当者向けなのか、のようにプレゼンの対象者が変わってくるとプレゼンのやり方も大きく変えなければならない可能性があります。また、対象者が役員レベルから担当者レベルまで多岐にわたるようなケースもありますが、その場合にはメインのターゲットを誰に設定するのかを決めておくことも大事です。
　したがって、プレゼンの対象者を事前に確認したうえで作戦を考えるというのが基本なのですが、問題は事前に対象者の情報が把握できない場合です。例えば、営業で顧客向けにプレゼンをするにしても顧客側の出席者が社長なのか、事業部長レベルなのかなど全く分からない場合があります。そのような場合には、事前に複数のシミュレーションを想定しておき、本番では臨機応変に対応するしかありません。大事なことは、相手によってプレゼンのやり方を柔軟に変えるという意識を持っておくことです。
　プレゼンに慣れていない人の場合、相手によって臨機応変にやり方を変えるといった対応はそれでなくても難易度が高いことなのに、おまけになにも意識せずに臨むと、硬直的で通り一辺倒なプレゼンで終わってしまう可能性が高くなります。しかし、その場の雰囲気や相手の納得感・理解度によっては、事前の作戦は完全に無視してアドリブに近い形でプレゼンをした方がいいこともあるという意識を持っておけば、それだけでもプレゼンの成功確率は高まります。
　とにかく漫然とした意識で臨むことが無いようにしなければなりません。

ターゲットの興味の対象を外さないこと

　誰を想定してプレゼンをするのか、誰をターゲットにするのかを事前に確認したら、次に重要なことはその対象者の興味が何かということです。相手の興味（関心事）の対象外のことをいくらプレゼンしても相手には響きません。したがって、可能な限り事前に相手の興味の対象（関心事）を聞き出しておくことが大事です。
　ただし、ターゲットとする相手の興味がどこにあるのかを事前に把握できる場合ばかりではありません。その場合には主に次の３つのやり方が有効です。

①ターゲットとする相手の立場・置かれている状況などから興味の対象についての仮説を立てておく
②ターゲットとする相手がこちらの提案に興味・関心を持つようにかなり上手に誘導する
③プレゼン本番で相手の興味の対象を探りながらその反応を見て臨機応変に対応を変える

　上記①と②については事前に入念な準備をすることでそれなりに対応可能です。仲間とのブレストでアイディアを考えたり、複数のシミュレーションを考えておくことが大事です。
　③についてはある程度のプレゼン経験を重ねていないと難易度が高いかもしれません。また、プレゼン本番で相手の興味の対象を聞き出しながら進めようとしても、相手によっては反応が鈍く相手の興味の対象をその場で探りきれないケースもあります。こうなるとプレゼン熟練者でも対応は難しくなります。
　したがって、できる限り上記①と②についての事前準備に重点を置いて、③のやり方に頼るのは最後の手段くらいに考えておくのがいいでしょう。

ターゲットの知識・経験値レベルに合わせること

　いくら相手の興味のある話題であったとしても、相手が理解できるレベルに合わせてプレゼンをしないと、相手が十分にこちらの説明を理解できないかもしれません。例えば、あまり一般的ではない専門用語ばかり並べたり、基礎的な知識レベルを超えた専門的な内容に終始すると、相手は説明についてこれなくなる恐れがあります。一方で、相手が相当高いレベルにあるにもかかわらずレベルを易しくし過ぎると、今度は逆効果になるかもしれません。そのため、ターゲットとする相手の知識・経験値のレベルにうまく合わせてプレゼンの作戦を考えておくことも重要です。
　さらにプレゼン本番では、説明の前に「今日はこれこれのレベルを想定してお話ししますが、分かりずらい点があれば途中でも遠慮なくおっしゃってください。補足しますので」などのようにこちらが想定しているレベルを伝えておくのも良いかもしれません。そうすると、相手から「もう少しレベルをさげて説明してくれ」とか、逆に「もう少し専門的に説明してもらって構わない」などのリクエストを頂けるかもしれません。
　なお、難しい内容を難しい専門用語で説明するのはそれほど大変なことではありませんが、難しい内容を素人でも理解できるように易しくかみ砕いて説明するためには、相当な工夫が求められます。適切な比喩を使ったり、図解を多用するなど手間と工夫を惜しむことのないように留意が必要です。

今回のまとめ

ハットさん

ちなみに私がこのブログを発信するに際して想定している読者は学生や新社会人の方です。